1. OBJETIVOS

La empresa TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2.012 y el Decreto 1377 de 2.013 de Protección de datos personales y en su calidad de responsable de datos personales, se compromete a establecer y adoptar los mecanismos aplicables para la protección y adecuado manejo de estos.

La información personal recopilada por TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S., será tratada con las finalidades para la cual se ha obtenido la autorización por parte del titular de los datos, en concordancia con las obligaciones legales y el objeto social de TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S.

2. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se adoptan las siguientes definiciones:

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estés sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismo dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

3. ALCANCE

Los principios y disposiciones contenidos en esta Política se aplicarán a las Bases de Datos que contengan información de carácter personal y que se encuentren bajo la custodia y tratamiento de TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S., bien sea en calidad de Responsable y/o como Encargado del Tratamiento. Todos los procesos organizacionales de TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. que involucren el Tratamiento de Datos Personales, deberán someterse a lo dispuesto en el presente documento.

4. OBLIGACIONES

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de las siguientes personas:

• Representantes legales de TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S.
• Trabajadores de TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S.
• Contratistas y terceros que obren en nombre de la EMPRESA o que presten sus servicios a ésta, bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual haya Tratamiento de Datos Personales.
• Revisores fiscales.
• Las demás personas que establezca la ley.

5. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO

El responsable del Tratamiento de Datos Personales es TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S.  con NIT 900.540.259-1, Sitios web: tecnoeduca.com.co, colegiotic.com, bisrobotics.co, Teléfono +57 3162207066 en la ciudad de Bucaramanga.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. será el de recolectar, almacenar, procesar actualizar, usar, organizar, trasmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2.012 y el Decreto 1377 de 2.013.

La información recolectada por TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. tiene como propósito desarrollar las actividades enmarcadas dentro su objeto social, particularmente las relacionadas con la articulación de los procesos académicos, desarrollo de eventos, capacitaciones, conferencias, talleres, utilización de plataformas de estudio, recuperación de contraseñas, entre otros.

Cuando TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. reciba información que le haya sido trasferida por otros entes organizaciones, personas jurídicas, naturales y/o empresas por cualquier tipo de relación contractual o comercial, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida por el mismo.

El tipo de información sujeta a tratamiento dependerá del vínculo contractual o jurídico entre las partes intervinientes:

a) De los Aspirantes:

• Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento e información de estudios.
• Hoja de vida digital, educación, experiencia, vínculos con entidades y empresas.
• Las hojas de vida enviadas al correo [email protected] serán almacenadas por un lapso de un mes en las bases de datos de la empresa, finalizado este periodo los datos enviados serán eliminados tanto de correo como de archivos.

b) De los empleados:

• Trabajador: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa (o) e hijos, nombre e identificación de hijos, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, participación en actividades de recreación y deporte.
• Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades y con empresas.
• Salario, gastos de viaje y otros pagos.
• Saldo de deudas contraídas con TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S.
• Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación y autorizaciones de descuentos.
• Contrato laboral y cambios en el contrato laboral.
• Vinculación con empleadores anteriores e historial laboral del trabajador.
• Beneficiarios del trabajador para efectos del pago de auxilios y otros beneficios.
• Capacitaciones recibidas y participación en actividades de seguridad COPAST.
• Historia clínica ocupacional o examen de ingreso de valoración del trabajador.
• Accidentes laborales.
• Huella dactilar.
• Registro fotográfico o videograbaciones en la empresa o actividades.
• Registro de cuentas en bancos.
• Registro en sistemas corporativos como plataformas, correos o sistemas de almacenamiento.
• Reportes a los entes de control como DIAN, CONTRALORIA, PROCURADURIA.

c) De los Clientes:

• Estudiantes: nombres, apellidos, grado, salón, tipo documento, número de documento, correo.
• Representante legal del estudiante: nombres, apellidos, tipo documento, número de documento, teléfono, correo.
• Docentes o rectores: nombres, teléfono, celular, correo.
• Contratos con entes gubernamentales, fundaciones o entidades sin ánimo de lucro: RUT actualizado con todos los datos de contacto.

d) De los Proveedores:

• Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, correo electrónico.
• Nombre del gerente general o representante legal, dirección, teléfonos, y correo electrónico.
• Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, y correo electrónico.
• Nombre del asignado para el recaudo de cartera, y su correo electrónico.
• Información tributaria.
• Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta y nombre o código del banco.

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. informará al Titular, de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. como el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, respecto a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. A como responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado por TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S., como responsable del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Las demás señaladas por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

8. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

TECNOEDUCA – Tecnología Para La Educación S.A.S. informa que el canal dispuesto para la atención de peticiones, consultas y reclamos sobre la protección de datos personales deberá realizarse a través del correo electrónico [email protected].

Otros canales de comunicación para realizar sus solicitudes o requerimientos: [email protected], WhatsApp +57 3162207066.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Se informa que las consultas y peticiones del Titular serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la consulta o petición dentro de dicho término se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún o podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos podrán ser presentados a la empresa acompañados de los soportes que el Titular quiera hacer valer, estos serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La información deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y los datos de contacto del solicitante.

En caso de que la queja o reclamo se encuentre incompleto, se le informará al Titular de la información, quien tendrá cinco (5) días hábiles para completar la solicitud. Si pasado dos (2) meses después de haberse realizado el requerimiento, el Titular de la información no proporciona la información completa, se entenderá que ha desistido del reclamo.

10. VIGENCIA

Esta Política rige a partir 8 de marzo de 2019. Los Datos Personales que reciban tratamiento, permanecerán en nuestra Base de Datos, de conformidad con el criterio de temporalidad y necesidad, y en todo caso durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en este Manual.